什麼是公司秘書?

而言之,它是每一間在香港註册的有限公司之組織的法定成員之一。請注意,公司秘書並不是管理層職員所聘用的私人助理。

而根據香港的公司條例,香港註册的私人股本有限公司(有限公司)的組織之內,需要有至少一名公司秘書,任何自然人/機構法人只要符合以下條件,均可以擔任公司秘書一職︰

  • 如公司秘書由自然人所擔任,該人必須年滿18歲或以上,並能夠以香港作為長期的居住地及提供有效的香港居住地址,擁有有效的護照或香港身份證,國藉不限;如公司秘書由法人團體(有限公司)所擔任,該公司必須要在香港註册,並提供在香港的辦公室地址,及擁有有效的公司註册證。
  • 只要該公司的組織中有多於一位董事,該董事即可以同時出任該公司的公司秘書。但是,當公司只由一位董事,即該董事不能同時出任公司秘書,必須要聘請他人出任公司秘書一職)。
  • 一間公司的股東可以同時出任該公司的公司秘書。

公司秘書的職責

公司秘書是法定組織成員之一,其職責受公司條例所規範。基本上,他須要維護所屬公司的註册資料(法定記錄),詳細如下︰

  • 管理及保存公司法定記錄︰
    • 股東名册
    • 董事名册
  • 準備書面決議︰
    • 更改公司股東/董事/公司秘書
    • 週年大會/董事大會
    • 會議紀錄
  • 安排、出席及見證股東會議及董事會議,及會議紀錄
  • 準備及提交公司註册處的周年報表
  • 有關公司股東/董事/公司秘書之轉名手續
  • 公司董事之資料名細更新
  • 公司董事之離職
  • 公司董事之委任
  • 股份分發/轉讓
  • 增加公司股本
  • 更改公司名稱
  • 更改公司地址

委任外聘的公司秘書

不合適的公司秘書服務只會加重註册公司及後續維繫的成本,聘請及委任專業的公司秘書公司以提供專業秘書服務是必然之舉。

大中華商務中心有能力及經驗提供優質的香港公司秘書服務,我們可以為客戶提供下列服務︰

  • 委任大中華作為客戶公司的公司秘書
  • 代客安排及處理對於公司的大會、書面決議及法定記錄的法規要求
  • 準確處理周年申報表並準時交回公司註册處
  • 為其他秘書服務的安排提供顧問服務

大中華的秘書服務會依據不同項目而收費,客戶可以在有需要時才購買。除非另外註問,服務收費未包括政費費用。

客戶的配合︰

為確保客戶能夠有效處理秘書服務,客戶亦有責任完成下以工作,以免受罰︰

  • 維持組織成員的最更新聯絡資料
  • 盡早回覆由我們所發出的通知
  • 如有以下情況,請立刻聯絡我們︰
    • 更改公司成員及公司註册的資料
    • 公司開始營運
    • 公司開始聘請僱員

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